Registrator

Beskrivning

Avdelningen Rektors kansli på Karlstads universitet ansvarar för stöd och service till ledningen samt med universitetsövergripande frågor inom arkiv, registratur, informationssäkerhet, dataskydd och disciplinärenden. Vår registrator ska under ett år arbeta i projekt och vi söker därför en ersättare under projekttiden.

Arbetsuppgifter

Som registrator hanterar du diarieföringen av myndighetens allmänna handlingar och besvarar inkommande förfrågningar och begäran om allmänna handlingar.

Huvudsakliga arbetsuppgifter är diarieföring, utbildning och stöd till kollegor inom andra enheter som använder diariesystemet, posthantering och dokumentregistrering, samt sammanställning av statistik och uppföljning av pågående och avslutade ärenden. Ytterligare administrativa uppgifter, såsom att fungera som sekreterare i nämnd och att bistå vår arkivarie med diverse arkivrelaterade ärenden, inklusive arkivförfrågningar kan också förekomma.

Att arbeta som registrator innebär att du har en viktig serviceroll både internt och externt. Du är en grundläggande kugge i den demokratiska processen gällande offentlighet, insyn och allmänna handlingar. Du kommer att jobba nära många av universitetet centrala funktioner inom informationshantering såsom fakultetskansliernas personal, arkivfunktionen, informationssäkerhetssamordnare, jurister och dataskyddsombud.

Kvalifikationer

• Aktuell arbetslivserfarenhet av diarieföring inom offentlig sektor och kunskap om offentlighets- och sekretesslagen
• Akademisk examen, gymnasial utbildning eller motsvarande
• Mycket goda kunskaper i svenska, tal och skrift
• Kunskaper i engelska, tal och skrift

Meriterande:

• utbildning inom registratur och/eller arkiv- och informationshantering,
• God erfarenhet av W3D3
• Aktuell erfarenhet från högskola/universitet
• God kunskap inom GDPR och/ eller arkivkunskap

För att trivas i rollen behöver du vara en serviceinriktad person som planerar, organiserar och prioriterar ditt arbete på ett effektivt sätt. Du är bra på att sätta upp tydliga ramar och riktlinjer och håller dig till uppsatta deadlines. I ditt arbete har du hög integritet och värdesätter att följa riktlinjer och styrdokument för arbetet. I den här rollen är det även väsentligt att du är noggrann och att du i avgörande situationer i arbetet styrs den statliga värdegrunden.

Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper såsom god samarbetsförmåga, förmåga att arbeta självständigt samt initiativtagande.

Villkor

Anställningen är ett vikariat på 100% med önskat startdatum mellan 15 augusti 2024 och 1 september 2024. Slutdatum är den 30 juni 2025.

Ansökan
Du ansöker i universitetets webbaserade rekryteringsverktyg Varbi.

Du ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen, att eventuella handlingar på språk annat än svenska, norska, danska eller engelska är översatta och att din kompetens är dokumenterad på ett sätt som medger en saklig, kvalitativ bedömning. Komplett ansökan ska vara inne vid ansökningstidens slut. En ofullständig ansökan kan medföra att din kompetens inte kan prövas i alla avseenden.

Ansökan ska innehålla:

• Personligt brev med beskrivning av dina kvalifikationer i förhållande till arbetsuppgifterna
• CV
• Kopior av relevanta betyg, examensbevis och intyg
• Redogörelse för språkkunskaper

Alla handlingar som du önskar ska vara en del av din ansökan ska bifogas den digitala ansökan. Namnge varje uppladdat dokument så det tydligt framgår vad det innehåller.

Sista ansökningsdag: 31 maj                           

Ange referensnr: 2024/105

Välkommen med din ansökan!